فرآیند ثبت سفارش و ترخیص دارو یکی از مراحل حیاتی در زنجیره تأمین دارو محسوب می‌شود که تأثیر بسزایی بر دسترسی به داروهای معتبری دارد که می‌توانند به بهبود سلامت بیماران کمک کنند. هرچند این فرآیند شامل مراحل مختلفی از جمله ارزیابی، تأسیس و ترخیص کالا می‌باشد، اما با چالش‌ها و فرصت‌های مختلفی روبه‌رو است. در این مقاله به تحلیل این مراحل، چالش‌ها و فرصت‌های مرتبط با آن‌ها خواهیم پرداخت.
مراحل ثبت سفارش دارو
- بررسی نیاز و تحقیق بازار
- در این مرحله، نیاز به دارو شناسایی می‌شود و تحقیق درباره محصولاتی که به تأمین نیاز بیماران کمک می‌کنند، انجام می‌شود. بررسی قیمت‌ها، برندها و مزایا و معایب مختلف محصولات نیز در این مرحله انجام می‌شود.
- انتخاب تأمین‌کننده
- انتخاب تأمین‌کننده مناسب یکی از مراحل کلیدی است. تأمین‌کنندگان باید به‌دلیل داشتن تأییدیه‌های معتبر از سازمان‌های نظارتی (مانند GMP، CEP) قابل اعتماد باشند.
- ثبت سفارش
- پس از انتخاب تأمین‌کننده، پروسه ثبت سفارش آغاز می‌شود. این مرحله شامل ارسال فرم‌های سفارش و مستندات مربوطه به تأمین‌کننده است.
- تأمین مستندات
- تأمین مستنداتی مانند پروفرما، گواهی‌های کیفیت، گواهی بازرسی و مدارک مربوط به قوانین صادرات و واردات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
- پرداخت و تأمین مالی
- به منظوره تکمیل خرید، تأمین مالی و انجام پرداخت‌ها به تأمین‌کننده ضروری است. در برخی موارد ممکن است از اعتبار بانکی یا فاکتورهای اعتباری استفاده شود.
- نهایی‌سازی سفارش و بارگیری
- پس از تأیید مدارک و پرداخت، سفارش نهایی می‌شود و بارگیری داروها برای حمل و نقل آغاز می‌گردد.
مراحل ترخیص دارو
- حمل و نقل
- در این مرحله، دارو به محل واردکننده منتقل می‌شود. شرکت‌های حمل و نقل باید شرایط ایمنی مناسب را برای حفاظت از کیفیت داروها فراهم کنند.
- ثبت سفارش‌ترخیص
- بعد از ورود کالا، باید درخواست ترخیص به گمرک ارائه شود. این درخواست شامل مدارک مربوط به سفارش، فاکتورها و مستندات قانونی است.
- بازرسی گمرک
- گمرک باید کالاها را بررسی کند تا مطمئن شود که با مدارک و اطلاعات ارائه‌شده مطابقت دارد. این مرحله معمولاً شامل بررسی فیزیکی و مستندات است.
- پرداخت عوارض و مالیات‌ها
- در این مرحله، عوارض و مالیات‌های مربوط به واردات دارو باید پرداخت شود. این هزینه‌ها بسته به نوع دارو و قوانین مربوط به آن ممکن است متفاوت باشد.
- صدور مجوز ترخیص
- پس از تأیید و پرداخت، مجوز ترخیص صادر می‌شود و داروها می‌توانند به انبار شرکت وارد شوند.
چالش‌های موجود در ثبت سفارش و ترخیص دارو
- مقررات پیچیده
- پیچیدگی و تغییرات مکرر در قوانین و مقررات مرتبط با واردات دارو، می‌تواند فرآیند ثبت سفارش و ترخیص را دچار اختلال نماید.
- مدارک و مستندات
- نیاز به مستندات متنوع و گاهاً پیچیده می‌تواند زمان و هزینه بیشتری را به فرآیند اضافه کند.
- ریسک‌های مالی
- عدم تأمین مالی یا تأخیر در پرداخت‌ها می‌تواند دلیلی برای کندی در فرآیند ثبت سفارش باشد.
- ریسک‌های کیفی
- مشکلات کیفی ممکن است در مراحل ترخیص مشخص شود که می‌تواند هزینه‌های اضافی و تأخیر در توزیع ایجاد کند.
- فراهم نبودن تسهیلات
- وجود زیرساخت‌های ناکافی در برخی کشورها می‌تواند باعث مشکلاتی در حمل و نقل و ترخیص کالا شود.
فرصت‌ها
- تحول دیجیتالی
- نوآوری‌های دیجیتال می‌توانند فرآیند ثبت سفارش و ترخیص دارو را سرعت بخشیده و کارایی را افزایش دهند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زنجیره تأمین می‌تواند در مدیریت مستندات و فرآیندها کمک کند.
- همکاری با تأمین‌کنندگان معتبر
- همکاری نزدیک با تأمین‌کنندگان باکیفیت می‌تواند کیفیت محصولات را تضمین کند و به بازاریابی موفق‌تر محصولات نیز کمک نماید.
- آموزش و مشاوره
- آموزش مناسب کارکنان و بهره‌گیری از مشاوره‌های تخصصی می‌تواند به بهبود فرآیندها و کاهش خطاها کمک کند.
- تنوع در تأمین‌کنندگان
- تنوع در انتخاب تأمین‌کنندگان می‌تواند خطراتی ناشی از تقاضای ناکافی یا تغییرات در بازار را تقلیل دهد.
فرآیند ثبت سفارش و ترخیص دارو با چالش‌ها و فرصت‌های متعددی مواجه است که نیازمند استراتژی‌های هوشمندانه و کارآمد برای موفقیت است. شرکت‌ها باید با به‌کارگیری فناوری‌های نوین، بهبود مستمر فرآیندها و انتخاب تأمین‌کنندگان معتبر، به این چالش‌ها غلبه کنند و از فرصت‌های موجود بهره‌برداری کنند. در نهایت، بهبود فرآیندهای ثبت سفارش و ترخیص نه تنها می‌تواند به افزایش دسترسی بیماران به داروها کمک کند بلکه به بهبود سطح کیفی خدمات ارائه‌دهنده نیز می‌انجامد.
